145).-¿Qué beneficios tiene estructurar el alegato para el abogado litigante? a

Carla Nicol Vargas Berrios

fabiola del pilar gonzález huenchuñir

¿Qué beneficios tiene estructurar el alegato para el abogado litigante?  (según un abogado senior y una abogado junior) Probablemente, cuando publique este post, la obra ARTE Y TÉCNICA DEL ALEGATO EN JUICIO,  Conversaciones entre un abogado veterano y una abogada junior, estará llegando a las librerías, lo que supone para mi una enorme satisfacción, pues ver cómo se materializa esta nueva apuesta por compartir las experiencias que voy adquiriendo cada día, no deja de ser ilusionante y motivante. Ante este evento, he querido aprovechar esta ocasión para compartir con vosotros uno de los apartados del libro, de forma que no sólo conozcáis el estilo dialogado en que está escrito, sino igualmente examinar un tema de notable importancia como es el referido a las ventajas de estructurar debidamente el alegato. Por otro lado, me gustaría invitaros a la presentación del libro que se llevará a cabo el próximo día 12 de marzo a las 19,30 en el Colegio de Abogados de Sevilla (como reza la invitación), donde, si toda va bien, tendré la oportunidad de saludaros a los que podáis asistir. Sin más preámbulos, aquí tenéis el texto prometido: “Alicia esperaba en la sala de juntas muy motivada, lo que se percibía claramente en su rostro. ¿La razón? Le gustaba bastante el tema de hoy, pues había trabajado a fondo en el mismo y había concluido que una buena estructuración del informe oral es el basamento imprescindible para que el edificio del discurso pueda alcanzar su finalidad. Además, el análisis de las partes en las que se divide un discurso le había ayudado a comprender mejor los elementos que deben formar parte del informe oral. Discurría Alicia en estos pensamientos cuando entró Juan portando su carpeta y dirigiéndole una amplia sonrisa. ¿Qué tal Alicia? –preguntó–, ¿cómo tienes preparada la materia de hoy? Pues la verdad, creo que bien, estoy muy satisfecha con la información recopilada. Estupendo –dijo Juan alzando un poco el tono de voz–. ¿Qué te parece si comenzamos con la importancia de la estructuración de todo discurso? Alicia, comprendió inmediatamente la insinuación (ya iba conociendo a Juan) y comenzó con su respuesta. Verás, para que el informe del orador cumpla con su objetivo, debe transmitirse de forma ordenada y coherente, pues para alcanzar su eficacia persuasiva debe respetar ciertas reglas oratorias que se articulan con la división del informe mediante diversas partes perfectamente ensambladas. ¡Un momento! –interrumpió Juan sonriendo–, te veo embalada, ¿qué pasa que te lo has preparado a conciencia? Bueno –respondió Alicia tímidamente–, la verdad es que es un tema que me gusta bastante y he tomado algunas notas… Ok, pues continúa –dijo Juan animado. Tradicionalmente, la división del informe tiene su origen en tiempos de la Roma Imperial, pues fue Quintiliano[1] quien estableció la división clásica del informe que ha llegado a nuestros días con algunas variaciones. A ver si me acuerdo –interrumpió Juan–, exordio, división, narración, argumentación y refutación y epílogo… Efectivamente, esas son las partes en las que debe estructurarse el discurso forense, ¿te digo la función de cada una de las partes? ¡Cómo no! –Juan se iba animando. Mediante las partes en las que se divide el informe –arrancó Alicia– conmoveremos y atraeremos la atención del auditorio (exordio); transmitiremos la noción de orden de nuestro discurso (división); expondremos los hechos que sustentan nuestra pretensión (narración); examinaremos la prueba y argumentaremos nuestra tesis y refutaremos la contraria para, finalmente, concluir resumiendo las ideas principales de nuestra defensa (epílogo). Efectivamente, mejor dicho, imposible –dijo Juan aplaudiendo suavemente–. ¿Y cuáles son los beneficios de estructurar el informe? Verás Juan –respondió Alicia–, según he tenido ocasión de leer, todo discurso debe ser no solo comprensible para el auditorio, sino que además debe ser transmitido de forma que este pueda seguirlo con cierta comodidad, y para ello es fundamental que las diversas ideas se transmitan de forma ordenada, y esto solo se logra a través de una correcta estructura en la que cada una de las partes cumpla con su cometido. De hecho, la mente del ser humano está diseñada para asimilar mejor la información si esta se ordena y estructura de forma coherente, lo que en el discurso se alcanza a través de una buena estructuración. Totalmente de acuerdo, tu razonamiento nos lleva a poder epigrafiar los principales beneficios de la estructuración del discurso (y extrayendo una nota de su carpeta, comenzó a leerlos). 1º Orden y coherencia en la exposición. 2º Concreción de las ideas principales de nuestro alegato. 3º Facilidad para retener las ideas principales y exponerlas oralmente. 4º Concede a la exposición una idea de unidad. 5º Aporta flexibilidad al informe, permitiendo, en algunos casos, la supresión de determinadas partes. Como ves –continuó Juan– todas estas ventajas hacen muy recomendable la estructuración del informe, puesto que basta con una primera lectura para comprobar que, efectivamente, servirán de una inestimable ayuda al letrado durante su exposición en sala. Una duda que me asalta Juan –intervino Alicia. Dispara –gesticuló Juan apuntándole con el dedo. Verás, si hoy en día, por razones del colapso judicial en el que nos encontramos, nos vemos obligados a elaborar informes breves y concisos, ¿no crees que introducir tantas partes en el discurso puede hacerlo más complejo y extenso? Al contrario –respondió Juan–, un informe bien estructurado será conciso, al ir al grano y centrarse en los aspectos fundamentales de las ideas que queremos transmitir y, además, será muy flexible y adaptable, pues en función de las circunstancias, podremos eliminar las partes que consideremos puedan omitirse. Entendido –dijo Alicia tomando algunas notas. Vista la división del informe –dijo Juan–, a continuación, vamos a examinar las diversas partes del mismo, no sin antes advertirte que la que vamos a ver a continuación es la división tradicional que podremos cambiar, alterar, modificar o suprimir según nos convenga. De lo que se trata es de que dispongamos de un modelo a seguir cuando nos interese” [1] . Quintiliano, Marco Fabio. «Instituciones oratorias, librería y casa» Editorial Hernando SA. 1942.

 

¿Sabéis qué es lo primero que hago cuando llego al despacho?

Pues una vez me he preparado una buena taza de té, me siento a elaborar la lista de tareas de mi jornada diaria, práctica que vengo realizando desde hace años y que no me canso de recomendar a los colegas, pues, como veremos, su eficacia está más que demostrada.

Efectivamente, la planificación través de las denominadas listas de tareas constituye una excelente estrategia para la adecuada gestión del tiempo del abogado, facilitando enormemente el desarrollo de su actividad de forma más eficaz y eficiente.

Básicamente, planificar es organizar de forma anticipada las tareas a realizar a corto, medio o largo plazo, de modo que dispongamos de un itinerario de actividades para el aprovechamiento del tiempo. Si bien todas las modalidades son claves, hoy nos dedicaremos a examinar la planificación en el corto plazo, o lo que es lo mismo, la planificación de la jornada diaria.

Para ello, la planificación sólo requiere de una hoja de papel o digital, en la que iremos indicando a modo de lista, las tareas en las que se recogen los trabajos a realizar durante la jornada. Esta lista nos permite apuntar todas las que vamos a realizar, tachar las que vayamos haciendo y, en su caso, agregar las tareas que vayan generándose y aquellas que nos conviene recordar para listar en días siguientes [1].

Los beneficios de la planificación son numerosos:

–          Nos ayuda a evitar la postergación de decisiones.

–          Aumenta nuestra productividad y rendimiento.

–          Dispara nuestra creatividad.

–          Aumenta nuestras energías físicas y mentales.

–          Constituye un ahorro de tiempo.

–          Al cumplir con las tareas se genera una sensación de éxito y avance, o lo que es lo mismo: pura motivación.

–          Ayuda a superar indecisiones.

–          Hacemos lo que tenemos que hacer y no otra cosa.

–          Evitamos la ansiedad por la posibilidad de que alguna tarea pendiente sigua oculta y salte de forma imprevista.

El proceso de planificación es sencillo, pues sólo requiere disponer de cinco o diez minutos de la jornada (generalmente al comienzo de la misma), y proceder a listar todas las tareas que tengamos previsto realizar durante la jornada (naturalmente con un criterio temporal razonable y dejando un espacio para los imprevistos).

Una vez conocidas las tareas a realizar, es fundamental proceder a priorizar entre las mismas estableciendo un orden o jerarquía en su ejecución y asignando un tiempo aproximado para cada una de ellas, sin olvidar, que el tiempo que dediquemos a priorizar las tareas nunca se malgasta, ya que a la larga será un ahorro. En el despacho consideramos que, a modo de principio fundamental en la priorización, debemos comenzar siempre por las tareas de más importancia, si bien es conveniente intercalar estos bloques de concentración intensa con periodos dedicados a tareas más sencillas.

A la hora de asignar espacios de tiempo a las tareas, partimos de la base de los siguientes principios

Las primeras horas de la jornada suelen ser las horas en las que se dispone de mayor concentración.

Un periodo de tiempo de entre 25 y 35 minutos es el ideal para trabajar con máxima concentración en la tarea

A las tareas secundarias y auxiliares (organización de documentos, examen de la bandeja de entrada, etc…) conviene asignar espacios de tiempo en los que la concentración es menor (últimas horas de la jornada, bien sea de mañana como de tarde).

Contar siempre con un plan de contingencias o planes B para el caso de que se produzcan imprevistos que pueden alterar nuestra organización.

Personalmente, con independencia de listar las tareas a primera hora de la jornada, me gusta llevar siempre encima una hoja de papel o el bloc de notas del móvil, en los que voy escribiendo aquellas tareas que se me van ocurriendo y que debo realizar próximamente, notas que utilizo a modo de recordatorio en el momento de planificar.

En cuanto a los inconvenientes de la programación, ciertamente no encuentro ninguno, pues aquel que afirma que no tiene tiempo de planificar, se está engañando, pues todos tenemos cinco o diez minutos para dedicarnos a esta sencilla tarea que solo requiere bolígrafo y una hoja de papel y una firme voluntad de renegociar con uno mismo. Pero es que, aunque solo puedas listar una o dos cosas, el mero ejercicio de programación supone un acto de concienciación muy importante que nos permitirá poner algo de orden en el caos que nos rodea, todo ello sin perjuicio de los beneficios antes citados.

Y concluyo con una de las reglas más importantes de la eficacia personal: la regla del 10/90, que afirma que el primer 10 por ciento que ocupamos planificando y organizando el trabajo, antes de empezar, nos va a permitir ahorrar hasta el 90 % del tiempo que ocuparíamos en hacer el trabajo una vez que lo hayamos empezado.

 

[1] Si quieres conocer un ejemplo práctico de planificación de la jornada diaria de un abogado, te invito a que visites el siguiente post: https://oscarleon.es/como-planificar-la-jornada-diaria-de-un-abogado-lo-imposible-hecho-posible/