Abogados y videoconferencias: algunas recomendaciones (Pandemia coronavirus)

por Óscar León

Si bien no es algo nuevo, el uso de las nuevas tecnologías para comunicarnos a través del teletrabajo se ha incrementado notablemente como consecuencia de la situación de confinamiento derivada del estado de alarma. En este nuevo escenario, muchos abogados estamos descubriendo las bondades de esta modalidad de trabajo y el auxilio que nos ofrecen dichas tecnologías.

Dicho esto, y fruto de mi modesta experiencia antes y durante estos días de encierro, me gustaría proponer en esta colaboración algunas recomendaciones para hacer un uso lo más profesional posible de la denominada videoconferencia (comunicación que se establece a través de una red de telecomunicaciones y que implica la transmisión de audio y vídeo).

Agenda

Al igual que en toda reunión presencial, es muy importante que dispongamos de una agenda clara con los puntos a tratar; para ello, es sustancial que una de las personas que intervendrán en la videoconferencia (el facilitador) se ocupe de comunicar previamente a todos los asistentes el orden del día. Igualmente, es muy recomendable (especialmente cuando concurran varios asistentes) establecer algunas normas de comportamiento, funcionamiento y orden de la reunión (por ejemplo, puntualidad, la forma de pedir la intervención en el debate, etc.).

Conocimiento mínimo exigible

Es preciso que quienes intervengamos en una videoconferencia dispongamos de un mínimo conocimiento previo del funcionamiento de los aspectos técnicos de la misma. Y con ello me refiero al acceso (bien como anfitrión o como invitado), el empleo de la opción silenciar micrófono y pantalla, la opción de compartir documentos y una serie de cuestiones que serán claves para ahorrar tiempo y facilitar el desarrollo de la reunión sin incidencias.

Vestuario

La regla es emplear el mismo vestuario que generalmente llevamos cuando nos encontramos en el trabajo, si bien dicha pauta puede relajarse un poco en función de la relación profesional que mantengamos con la/s persona/s que estamos tratando, de modo que lo ideal es adaptar nuestra apariencia a la persona con la que nos comunicamos. De hecho, no es lo mismo mantener una videoconferencia con un compañero del despacho que con un cliente. En el primer caso las opciones de adoptar un vestuario más casual son perfectamente aceptadas.

Lo que queda completamente vedado es utilizar pijama o similar, pues conlleva, de alguna forma, una falta de respeto para nuestros interlocutores, creando una pésima imagen.

Iluminación

La luz es muy importante para cualquier videollamada,  siendo su objetivo facilitar que el rostro se vea y distinga a la máxima perfección. Por ello, hemos de emplear buenas iluminaciones que igualen la luz que recibe el rostro y no creen en éste contrastes entre zonas iluminadas y zonas de oscuridad.

Para ello es mejor la luz artificial a la luz natural, no recomendándose tener la entrada de luz por una ventana situada a nuestra espalda, mejor, al revés, que nos de la luz que entra por la ventana de frente. Si es posible. es muy recomendable colocar una luz al lado de la pantalla para que nos ilumine el rostro. Mucho mejor si esta es tipo led y con intensidad regulable.

Entorno

El entorno, es decir, el espacio físico en el desarrollamos la conferencia, representa nuestro lugar de trabajo, por lo que lo ideal es encontrar un ambiente que transmita profesionalismo.

Si bien no hay ningún problema en que se vean fotos, recuerdos, cuadros, etc. (pues crea conexiones humanas), lo cierto es que deben ser las justas, pues en caso de abundancia de utensilios, se puede crear distracción al otro lado de la pantalla. De hecho, esto es clave a nivel de formaciones.

Finalmente, hay que procurar un entorno silencioso en el que podamos estar encerrados sin interrupciones durante la videoconferencia.

En entorno influye en el vestuario, de modo que es importante crear contraste entre el fondo y nuestro vestuario. Una camisa blanca es poco recomendable con un fondo claro, y viceversa.

Distracciones

Las distracciones son uno de los grandes problemas de las videoconferencias, ya que al encontrarnos “solos”, a veces tenemos la mala costumbre de distraernos conscientemente,  interrumpiéndose así el proceso de comunicación. Esta conducta se amplía en las multiconferencias (más de dos).

Entre las interrupciones más habituales podemos considerar el visitar otras páginas o redes sociales, ver y contestar correos electrónicos, entablar otras conversaciones vía wasap, etc.

El problema es que, aunque pensemos que no se nota, lo cierto es que nuestro interlocutor puede constatar fácilmente que estamos en otra tarea, pues el rostro, el movimiento de las manos, los ruidos del teclado y, como no, nuestra falta de participación en la reunión nos delatarán. Personalmente, lo que más me desagrada es escuchar el ruido del teclado y ver como alguien está escribiendo durante la videoconferencia.

Para evitar esta situación hay que comprometerse desde el principio en mantener la atención y mantener cerrados todos los canales que puedan generar distracciones.

Comida o bebida

La bebida y, por supuesto, la comida deben excluirse, salvo, claro está, que haya un consenso entre los asistentes respecto a la bebida (un café, té, etc.). Por ello, si alguien quiere beber algo, es recomendable que lo anuncie al principio de la reunión y pida permiso al resto de los asistentes.

Mirada

Generalmente tenemos la tendencia de mirar hacía las imágenes proyectadas de las personas con las que nos estamos comunicando, es decir, hacia el centro o los laterales de la pantalla, lo que supone que no estaremos mirando a nuestro interlocutor. Para evitar esta situación, lo mejor es, cuando nos dirijamos al otro, mirar directamente en dirección a la cámara o visor, pues estaremos mirando directamente a los ojos de aquél. Esta regla, que sólo se relajará cuando tengamos que consultar notas o leer la información de la pantalla, debe seguirse igualmente cuando nuestro interlocutor está hablando, lo que transmitirá escucha activa y atención plena.

Para que esto sea más sencillo de seguir, recomiendo poner el portátil o el móvil a la altura de los ojos, bien con un soporte o simplemente con un par de libros.

Expresión del rostro

La expresión facial es la resultante de los movimientos del rostro, cuyos componentes principales son los ojos, las cejas y frente, boca y nariz. A través del rostro vamos a disponer de una información importantísima sobre lo que otras personas piensan y sienten, y por lo tanto, muy especialmente respecto de su estado anímico.

Por ello, hemos de tener máximo cuidado con las expresiones del rostro, ya que la videoconferencia magnifica nuestra cara y son perfectamente perceptibles todas las expresiones faciales y lo que ello transmite, ya que, insisto, la comunicación no verbal en videoconferencias adquiere una mayor relevancia.

Es recomendable que los ojos se encuentren a la altura de la cámara o el visor, al igual que es conveniente que el encuadre contemple el rostro, pero también parte del tronco superior (hombros, brazos, etc.).

Postura corporal

La postura corporal transmite información sobre la intensidad de la emoción que está viviendo una persona, sobre su personalidad y carácter y, finalmente, sobre la actitud que está adoptando ante determinada situación. Dado su facilidad de visualización, la postura corporal es un elemento fácil de interpretar.

Durante la videoconferencia hemos de manejar el cuerpo de modo que contribuya a obtener el interés y atención de nuestro interlocutor. Para ello la mejor postura consiste en una leve inclinación hacia adelante, con los antebrazos apoyados en la mesa y uniendo las manos por encima del teclado (aunque lógicamente se separarán mientras comunicamos).

Gesticulación

Debido a que a través de la videoconferencia se limita la exposición de nuestro cuerpo a la zona superior (rostro, hombro y, a veces, las manos), hay que ser muy prudente con las gesticulaciones de manos y movimientos de brazos, ya que si tienden a ser constantes pueden cansar y hasta distraer al interlocutor. En esta modalidad de comunicación hemos de ser más recatados y prudentes en su uso.

Articular bien

No podemos olvidar que durante las videollamadas suelen producirse interferencias, pérdidas de sonido, etc., por lo que lo ideal es articular y pronunciar muy bien, vocalizar y hablar con un ritmo más pasado e intercalando silencios. En tal sentido, es recomendable emplear unos auriculares con toma de voz, lo que no sólo silenciará las voces de nuestros interlocutores en el entorno de nuestra casa, sino que además nuestra voz se escuchará con más precisión.

En fin, como veis nos encontramos ante una nueva modalidad de comunicación, que si bien ya venía siendo manejada por los abogados desde hace años, ahora se va a generalizar, no sólo durante la etapa del confinamiento, sino en el día después, y ello por las numerosas bondades y beneficios que conlleva.