9).-Juzgados de Familia en Chile I a
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| Carla Nicol Vargas Berrios |
Notas.
-Cuando en el Apunte de Clases de Derecho Procesal de Familia se refiere a la ley, se refiere a la Ley que Crea los Tribunales de Familia o ley Nº 19.968. Las demás leyes se indican con su titulo o su número.
-Este apunte se divide en Capítulos (Numeración ordinales), los capítulos en Párrafos (§), Los párrafos en partes (I), y las partes secciones (i).
Abreviaturas señaladas en el código:
-CC Código Civil.
-CPC Código de Procedimiento Civil.
-CPP Código de Procedimiento Penal.
-SEREMI Secretario Regional Ministerial.
-COT Código Orgánico de Tribunales.
-LMC Ley de Matrimonio Civil.
-SENAME Servicio Nacional de Menores.
-CAPJ Corporación Administrativa del Poder Judicial.
“El mejor abogado no es aquel que siempre se pasa leyendo libros, tomando cursos y estudiando más... sino aquel que sin leer tantos libros, tomar tantos cursos, ni seguir estudiando más aplica todos sus conocimientos obtenidos día a día en el mejor campo de enseñanza y aprendizaje, la practica diaria de su profesión.”
Capitulo I.-
De los Juzgados y los Procedimientos de Familia:
§ 1º.-De los Tribunales de Familia.
Parte I.
Poder Judicial y los Juzgados de Familia.
(i).-Generalidades.
1º.-Administración de justicia y teoría de separación de funciones del estado.
Historia.
La separación de poderes o división de poderes (en latin trias politica) es una ordenación y distribución de las funciones del Estado, en la cual la titularidad de cada una de ellas es confiada a un órgano u organismo público distinto. Junto a la consagración constitucional de los derechos fundamentales, es uno de los principios que caracterizan el estado moderno.
La teoría de la separación de poderes fue común a diversos pensadores del siglo XVIII que la enunciaron durante la Ilustración, como Alejandro Hamilton, John Locke, J.J. Rousseau, y Montesquieu, aunque con diferentes matices entre los autores y a partir del antecedente en la Grecia clásica de Aristóteles y su obra Política.
Según la visión ilustrada, el Estado existe con la finalidad de proteger al hombre de otros hombres. El hombre, entonces, sacrifica una completa libertad por la seguridad de no ser afectado en su derecho a la vida, la integridad, la libertad y la propiedad. Sin embargo, la existencia de ese Estado no garantiza la defensa de los derechos de la persona. En efecto, muchas veces el hombre se encuentra protegido contra otros hombres, más no contra el propio Estado, el cual podría oprimirlo impunemente mediante las facultades coercitivas que le ha otorgado la propia colectividad.
Adopción de teoría en el Estado Moderno.
Los principios ilustrados fueron adoptados por las corrientes del liberalismo político. Conjuntamente con el respeto a los derechos fundamentales de las personas, la división se convierte en elemento fundamental de lo que se dio en llamar Estado moderno y que, a la vez, configura el elemento base del constitucionalismo moderno.
Teoría moderna separación de funciones.
La moderna teoría política y jurídica a cambiado la teoría de división de poderes por la separación de funciones o separación de facultades, al considerar al Poder Estado como único e indivisible y perteneciente original y esencialmente al titular de Soberanía, que es nación, resultando imposible concebir que aquél pueda ser dividido para su ejercicio.
Así, la legislatura (Juicio político.) y el ejecutivo (A través justicia administrativa.), en ciertas y determinadas ocasiones ejerce funciones judiciales. El Ejecutivo, a su vez, interviene en la confesión de las leyes como órgano colegislador y además ejerce ciertas ocasiones funciones legislativas. (DFL)
Según los juristas y politólogos modernos y contemporáneos, como profesores Berthelemy y Mattirolo, en el Estado solo existen dos funciones o potestades principales: El normativo o legislativo y la ejecutiva o administrativa.
Le corresponde a la legislatura y demás órganos colegisladores, ejercer la función normativa más importante de sociedad política, que es la elaboración y la promulgación de las leyes.
La ejecución de las leyes le corresponde a la Administración del Estado. Que a su vez Subdividiendo en dos ramas importantes: La administración política o ejecutiva y la administración de justicia.
Según la doctrina moderna la administración de justicia seria una rama de función ejecutiva. Pero todos los autores ya mencionado concuerdan que la función de la administración de justicia presenta caracteres propios y esenciales que los tribunales encargada de esta función difiere substancialmente de administración ejecutiva o política.
Misión e importancia actual del llamado “poder judicial” o administración de justicia.
Su función se concreta a mantener el orden jurídico del estado mediante el ejercicio de la jurisdicción contenciosa, o sea, aquella que resuelve los juicios o contiendas entre partes; ejercicio de la jurisdicción voluntaria o no contenciosa destinada a velar por los intereses de los incapaces o autentificar actos en los cuales está comprometido el interés publico, y el ejercicio de las jurisdicciones conservadoras, disciplinarias y económicas, en términos generales, a mantener la organización constitucional del estado y la pronta y cumplida administración de justicia en el país.
De lo expuesto se desprende que la administración judicial desempeña una misión de la más alta importancia para los habitantes del país, puesto que resuelve, en forma constante y diaria, de las causas temporales más valiosas, que afecta directamente a las personas, en intereses patrimoniales y personales.
Poder judicial.
Llamado “Poder Judicial de Chile” esta formado por los tribunales ordinarios y tribunales especiales.
Los tribunales ordinarios esta formado por la corte suprema, las cortes de apelaciones, los presidentes y ministros de corte, los tribunales orales de penal, los juzgados de garantías y los jueces de letras.
Los tribunales especiales del poder judicial, los juzgados de familia, los juzgados de trabajo, juzgado de cobranza laboral y previsional, tribunales tributarios y aduaneros, y los tribunales militares de tiempo de paz.
No forman parte de poder judicial los demás tribunales especiales y los jueces árbitros, no obstante que quedan sujetos a las disposiciones generales del COT.
2º.-Reforma Judicial de Chile.
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| Escudo de Patria Vieja |
1).-Creación del sistema judicial.
El sistema de tribunales de justicia de Chile fue creado por el jurista don Juan Egaña en la Constitución de 1823. Esta constitución consigno las bases del poder judicial y que ordena dictar un reglamento que organice y fije las atribuciones de este importante poder público.
Este fue el Reglamento de Administración de Justicia de 1824, estableció un esquema organizativo de los tribunales que aun se mantiene vigente en la actualidad, con algunas importantes modificaciones posteriores.
Este reglamento estableció como tribunales superiores colegiados, la corte suprema y cortes de apelaciones, y creo los juzgados de letras unipersonales, como tribunales inferiores.
La ley de organización y atribución de los tribunales de 1875 y el COT., actualmente vigente, siguieron los esquemas de organización de tribunales establecido en este Reglamento de Administración de Justicia de 1824.
La reforma judicial que se hizo a comienzo del siglo XXI, en Chile, modifico el sistema de tribunales creado por Juan Egaña creándose los Juzgados y los tribunales de lo penal colegiado.
2).-De la Reforma.
El origen de la reforma judicial se en marca dentro de un contexto de la modernización de los tribunales de justicia, y de los procedimientos judiciales, iniciada a comienzo del siglo XXI en América Latina.
Históricamente desde de la Colonia hasta fines del siglo XX, los procedimiento judicial de América Latina y Chile fueron esencialmente escrito heredado de la legislación ibérica. Los códigos de procedimientos de América Latina promulgada en los siglos XIX y XX, conservaron los mismos procedimientos escritos de la época colonial. Las únicas aportaciones modernas de esta codificación al derecho procesal fueron la creación de los recursos de casación, que es de origen francés y la ordenación y sistematización de los procedimientos escrito, ya el derecho procesal indiano eran procedimientos muy desordenado y difícil aplicación.
3).-Crítica a la administración justicia.
El sistema judicial Chileno, en sus 177 años de existencia, tuvo fuerte crítica por los expertos en administración y los juristas. Entre las principales críticas fueron:
1).-Prácticamente no había una especialización del trabajo, debido a que el nivel técnico profesional de los empleados subalternos es generalmente muy moderado, ya que la exigencia formal es la licencia de enseñanza media.
2)-La estructura de apoyo administrativo era centralizado, sin existencia de grados de autonomía decisional para funciones de gestión de cada tribunal, compras de insumos, contrataciones de personal.
3)-Los Jueces no elige su personal subalterno y prácticamente, tanto por dificultades normativas como por características de la cultura organizacional, no puede modificarlo.
4)-Los roles del personal no están especificados, y el trabajo se reparte en forma diferente en cada tribunal, de acuerdo a las habilidades de cada persona y fundamentalmente del criterio del Juez.
5)-La organización administrativa de los tribunales es rígida, las plantas de personal están creadas por ley, y sólo mediante un cambio legal pueden ser modificadas. Los tribunales como norma cuentan con poca tecnología, generalmente sólo máquinas de escribir mecánicas, a veces eléctricas, y en algunos casos, computadores no siempre en versiones actualizadas. Como excepción, pueden encontrarse redes de computadores personales soportadas sobre una infraestructura adecuada y bien equipados con software.
6).- La relación entre el Juez y el personal subalterno es, como norma, muy jerárquica. No hay preparación ad-hoc para el manejo de personal que se efectúe a los magistrados. Este tema se deja este tema a criterio de cada Juez, que actúa en forma espontánea, de acuerdo a su carácter o su intuición.
7).-El modelo de administración del tribunales inferiores está centrado en el Juez, que dirige y controla teóricamente todas las actividades, con una participación variable del Secretario. Esto finalmente redunda en falta de control efectivo, tanto por la usualmente excesiva carga de trabajo, como por la falta de método.
8).-El procedimiento escrito en América Latina fue fuertemente criticado por el público en general por ser muy lento, formal y principalmente ser transparente para público.
Además los sectores mas marginados de sociedad nunca tuvieron acceso completo a la justicia, ya tenían recurso para ser patrocinados por abogados en estos juicios escriturados. La asistencia judicial gratuita era muy pequeña para las grandes necesidades de grandes sectores de la sociedad y de muy mala calidad.
Por estas razones los Gobiernos de Latinoamérica iniciaron y patrocinaron las reformas procesales orales de la justicia, para mejorar la calidad de administración de justicia. El proyecto ejemplar de estas reformas procesales fue la reforma Justicia Penal, Laboral y Familia en Chile.
La tendencia actual legislación latinoamericana es el predomine del principio de la oralidad, esto una gran revolución jurídica para sociedad latinoamericana acostumbrada por siglos a la justicia burocrática y escrita.
(ii).-Juzgados Especiales de Familia.
Los Juzgados de Familia son tribunales especiales que forman parte del Poder Judicial, que tienen la facultad de conocer, juzgar y ejecutar, las causas de competencia de Familia.
Las fuentes legales de esta clase de juzgados de familia las encontramos en el Titulo I de la ley Nº 19.968.
Se aplica a los juzgados de familia, en cuanto resulten compatibles, las normas administrativas y procesales prevista en el COT., para los Juzgados de Garantía y los Tribunales de Juicio Oral en lo Penal, en lo relativo al Comité de Jueces, el Juez Presidente, el Administrador del Tribunal, y las demás normas administrativas sobre el personal del Tribunal.
Los Juzgados de Familia son tribunales especiales que forman parte del Poder Judicial, que tienen la facultad de conocer, juzgar y ejecutar, las causas de competencia de Familia.
Las fuentes legales de esta clase de juzgados de familia las encontramos en el Titulo I de la ley Nº 19.968.
Se aplica a los juzgados de familia, en cuanto resulten compatibles, las normas administrativas y procesales prevista en el COT., para los Juzgados de Garantía y los Tribunales de Juicio Oral en lo Penal, en lo relativo al Comité de Jueces, el Juez Presidente, el Administrador del Tribunal, y las demás normas administrativas sobre el personal del Tribunal.
Los juzgados de familia son tribunales:
1º.-Especiales, o son aquellos tribunales establecidos para juzgar determinadas personas o para resolver ciertas materias que, por circunstancias particulares gozan, de este derecho.
2º.- Letrados, es decir los jueces del tribunal son Abogados o Letrados.
3º.-De Derecho, o sea, que tribunal fallan en conformidad a la ley y no equidad o conciencia;
4º.-Inferiores, son aquellos que, en la respectiva organización jerárquica y piramidal de poder judicial, ocupan el grado inferior.
5º.-Permanente, son aquellas establecidos por ley con una organización y funcionarios que ejercen en forma permanente la función jurisdiccional.
6º-.Tienen la plenitud de la competencia en primera instancia en competencia de Familia, y
7º.-Unipersonal de composición múltiple, esto significa que estos juzgados compuestos por un número variable de jueces, cada uno de los cuales detenta la plenitud de las potestades jurisdiccionales en forma independiente.
Nota final: Los juzgados de familia son tribunales que sus jueces tienen solo responsabilidad civil, criminal y administrativa, de sus actos en ejercicio de funciones, de conformidad a la ley.
Los jueces de familia no tienen responsabilidad política ante Congreso de conformidad a la constitución, por ser jueces de un tribunal inferior.
(iii).-Administración del juzgado.
1º.-De la composición del juzgado de familia.
De acuerdo al artículo 2º de la ley, los juzgados de familia, se compone de los siguientes funcionarios judiciales:
1)-Jueces, cuyo número es el que la propia ley establece para cada tribunal en particular, y que tienen el rango y precedencia correspondiente a su antigüedad en la categoría correspondiente del escalafón.
2)-Consejos técnicos,
3)-Administradores, y
4)-Empleados subalterno de la secretaría.
2º.-Organización de juzgados de familia.
El tribunal se organizará en unidades administrativas para el cumplimiento eficaz y eficiente de las funciones administrativas y jurisdiccionales. Las unidades son las siguientes:
1) Unidad: Sala, que consistirá en la organización y asistencia a la realización de las audiencias. La unidad de sala es la unidad responsable de optimizar el tiempo disponible para éstas, para ello debe colaborar con los jueces en la administración de agendas y desarrollar las funciones de preparación, registro y ejecución de las audiencias.
Los objetivos principales de esta unidad son planificar y organizar las audiencias que se desarrollan en cada sala y preparar los documentos necesarios para las audiencias que se desarrollen en las diversas salas.
En un tribunal podrán existir una o más unidades de sala, según establece el modelo organizacional con relación al número de jueces que conforman la unidad, cada una de las cuales estará a cargo de un Encargado de Sala que podrá atender a una o más salas, en los juzgados de familia.
Dependiendo de la dotación asignada al tribunal, cada unidad de sala estará constituida por un Encargado de Sala, uno o más Encargados de Acta y un Ayudante de Audiencia.
En el ejercicio de las facultades establecidas en el artículo 389 B letra c), el administrador de tribunal deberá asignar la(s) sala(s) o jueces que deberá atender cada encargado de sala, y el (los) encargados de acta y ayudante de audiencia que compondrán cada unidad de sala.
Los cargos que componen la unidad de sala son los siguientes:
Encargado de Sala, que vela por el flujo eficiente de las audiencias, en especial de su agenda.
Encargado de Acta, que respalda el desarrollo de las audiencias a través de los medios delimitados por la ley, entregando informes que contenga elementos indicados por el juez, para incorporarse a la carpeta judicial.
Ayudante de Audiencia, que apoya al encargado de sala en la programación, organización y desarrollo de las audiencias a las que sea asignado
2) .Unidad: Atención de público y mediación, destinada a otorgar una adecuada atención, orientación e información al público que concurra al juzgado, especialmente a los niños y adolescentes, a manejar la correspondencia del tribunal y a desarrollar las gestiones necesarias para la adecuada y cabal ejecución de las acciones de información y derivación a mediación.
Esta unidad es responsable por la adecuada atención, orientación e información personal, telefónica y/o escrita a los usuarios externos que concurran al tribunal, especialmente a los abogados, además de representantes de otras instituciones en busca y/o entrega de información, público en general, etc. Además de la recepción de documentos y manejo de la correspondencia del tribunal.
Los objetivos principales de esta unidad son: recibir documentos y administrar la correspondencia que ingresa y/o sale del tribunal, y atender a los usuarios que concurran al tribunal a recibir o entregar información.
Los cargos que componen la unidad de atención a público son los siguientes:
Jefe de Unidad de Atención a Público, quien vela por el cumplimiento de los objetivos globales de la unidad antes enunciados.
Administrativo de Atención a Público, quien atiende y satisface los requerimientos de información, orientación y atención de los usuarios del tribunal.
Secretaria Ejecutiva, que apoya en cuanto a labores de oficina y secretariado a los jueces y al administrador de tribunal.
Telefonista, que realiza funciones de operadora / telefonista
3). Unidad: Servicios, que reunirá las labores de soporte técnico de la red computacional del juzgado, de contabilidad y de apoyo a la actividad administrativa, y la coordinación y abastecimiento de todas las necesidades físicas y materiales para la realización de las audiencias.
Esta unidad es responsable por las labores de apoyo general a la actividad administrativa del tribunal, incluyendo custodia de elementos, abastecimiento, mensajería, aseo, apoyo contable e informático.
Los objetivos principales de esta unidad son bastante amplios: hacerse cargo de las labores de soporte técnico de la red computacional del tribunal y soporte del personal en temas tecnológicos; realizar las funciones de recepción de dineros, emisión de egresos y registro de operaciones, y todas las tareas contables; coordinar y abastecer todas las necesidades y materiales para la realización de las audiencias; administrar la bodega del tribunal; y efectuar servicios auxiliares de aseo, mensajería, para las distintas unidades del tribunal.
Los cargos que componen la unidad de servicios son los que siguen:
Jefe de Unidad de Servicios, que vela por los objetivos globales de la unidad antes enunciados.
Encargado Contable, quien desarrolla labores administrativas y operativas relativas a la contabilidad y el manejo de fondos del tribunal.
Encargado Informático, que da soporte a los usuarios de los sistemas y equipamiento computacional de acuerdo a políticas de la CAPJ.
Bodeguero, que se encarga de administrar la bodega de materiales y equipos de oficinas y respaldos audiovisuales.
Auxiliar, que realiza funciones de apoyo en labores del resto de los funcionarios.
4).Unidad: Administración de causas, que consistirá en desarrollar toda la labor relativa al manejo de causas y registros de los procesos en el juzgado, incluidas las relativas a las notificaciones; al manejo de las fechas y salas para las audiencias; al archivo judicial básico, al ingreso y al número de rol de las causas nuevas; a la actualización diaria de la base de datos que contenga las causas del juzgado, y a las estadísticas básicas del mismo.
Esta unidad es responsable por planificar, dirigir, coordinar y controlar las labores relativas: al manejo de causas y registros en el tribunal, incluidas las relativas al manejo de las fechas y salas para las audiencias; al archivo judicial básico, al ingreso y número de rol de las causas nuevas; a la primera audiencia judicial de los detenidos; a la actualización diaria de la base de datos que contenga las causas del tribunal, a las estadísticas básicas del tribunal, y a la certificación de actuaciones (Ministro de Fe).
Los objetivos principales de esta unidad son: ingresar las causas nuevas al sistema; certificar las actuaciones, ratificaciones de formas y autorizar mandatos ante el tribunal; realizar el seguimiento de las causas y asignación de fechas y salas para las audiencias; y custodiar las causas del tribunal.
Los cargos que componen la unidad de administración de causas son:
Jefe de Unidad de Administración de Causas, que vela por el cumplimiento de los objetivos globales de la unidad antes enunciados.
Administrativo de Causas, que administra y gestiona las causas y registros del tribunal, según los protocolos estipulados.
Ayudante de Causas, que colabora en las tareas relacionadas con el ingreso de causas y registros del tribunal, actualización de base de datos y archivo de documentos.
5). Cumplimiento, que, dada la particular naturaleza de los procedimientos establecidos en esta ley, desarrollará las gestiones necesarias para la adecuada y cabal ejecución de las resoluciones judiciales en el ámbito familiar, particularmente de aquellas que requieren de cumplimiento sostenido en el tiempo.
(iv).-Dirección superior del juzgado.
La dirección superior del tribunal es ejercida por el Comité de Jueces, el Juez Presidente y un Administrador del Tribunal, dentro del marco legal y administrativo del COT y demás normas jurídicas que le son aplicadas.
1º- El comité de jueces.
En los juzgados de familia en los que sirvan tres o más jueces y en cada tribunal de juicio oral en lo penal, habrá un comité de jueces, que estará integrado en la forma siguiente:
1).-En aquellos tribunales compuestos por cinco jueces o menos, el comité de jueces se conformará por todos ellos.
2)-En aquellos tribunales conformados por más de cinco jueces, el comité lo compondrán los cinco jueces que sean elegidos por la mayoría del tribunal, cada dos años.
De entre los miembros del comité de jueces se elegirá al juez presidente, quien durará dos años en el cargo y podrá ser reelegido hasta por un nuevo período.
Las principales funciones señaladas en art. 23 COT, que tiene el comité de jueces son:
1)- Aprobar el procedimiento objetivo y general de distribución de causas entre los jueces de los Juzgados. Este debe ser aprobado anualmente, ya sea por el comité de jueces del juzgado a propuesta del juez presidente, o sólo por este último, según corresponda.
No obstante, tratándose de los juzgados de familia correspondientes a la jurisdicción de la corte de apelaciones de Santiago, será ésta la que determinará anualmente las normas que regirán para la distribución de las causas entre los tribunales.
2).- Designar, de la terna que le presente el juez presidente, al administrador del tribunal;
3).- Calificar anualmente al administrador del tribunal;
4).- Resolver acerca de la remoción del administrador;
5).- Designar al personal del juzgado o tribunal, a propuesta en terna del administrador;
6).- Conocer de la apelación que se interpusiere en contra de la resolución del administrador que remueva al subadministrador, a los jefes de unidades o a los empleados del juzgado o tribunal;
7).- Decidir el proyecto de plan presupuestario anual que le presente el juez presidente, para ser propuesto a la CAPJ, y
8). Conocer de todas las demás materias que señale la ley.
En los juzgados de familia en que se desempeñen uno o dos jueces, las atribuciones indicadas en las letras 2º, 3º, 4º y 6º corresponderán al Presidente de la Corte de Apelaciones respectiva. A su vez, las atribuciones previstas en los literales 1º, 5º, 7º y 8º quedarán radicadas en el juez que cumpla la función de juez presidente.
2º.-Juez presidente.
El juez presidente le corresponderá velar por el adecuado funcionamiento del juzgado.
El juez presidente tiene los siguientes deberes y atribuciones establecido en el COT:
1)- Presidir el comité de jueces;
2).-Relacionarse con la CAPJ en todas las materias relativas a la competencia de ésta;
3).-Proponer al comité de jueces el procedimiento objetivo y general la distribución de causas.
4).-Elaborar anualmente una cuenta de la gestión jurisdiccional del juzgado;
5).- Aprobar los criterios de gestión administrativa que le proponga el administrador del tribunal y supervisar su ejecución;
6).-Aprobar la distribución del personal que le presente el administrador del tribunal;
7).-Calificar al personal, teniendo a la vista la evaluación que le presente el administrador del tribunal;
8)-Presentar al comité de jueces una terna para la designación del administrador del tribunal;
9)-Evaluar anualmente la gestión del administrador, y
10)-Proponer al comité de jueces la remoción del administrador del tribunal.
El desempeño de la función de juez presidente podrá significar una reducción proporcional de su trabajo jurisdiccional, según determine el comité de jueces. Tratándose de los juzgados de familia en los que se desempeñe un solo juez, éste tendrá las atribuciones del juez presidente, con excepción de las contempladas en las letras 1º y 3º. Las atribuciones de las letras 8º y 10º las ejercerá el juez ante el presidente de la corte de apelaciones respectiva.
En aquellos juzgados de familia conformados por dos jueces, las atribuciones del juez presidente, con las mismas excepciones señaladas en el inciso anterior, se radicarán anualmente en uno de ellos, empezando por el más antiguo.
3º.-El administrador del tribunal.
El administrador del tribunal no depende jerárquicamente de la CAPJ sino del juez presidente y el comité de jueces de su tribunal. Es designado por el comité de jueces, sobre la base de terna pública elaborada por el juez presidente.
Puede ser removido por mala evaluación o faltas graves al servicio. Esto lo solicita el juez presidente al comité de jueces, el administrador de tribunal puede apelar a la corte de apelaciones.
La relación entre el administrador de tribunal y el juez presidente es fundamental. Deberá atenerse a las políticas generales de selección de personal, de evaluación, de administración de recursos materiales y de personal, de diseño y análisis de información estadística, y otras que el consejo de la CAPJ dicte dentro del ejercicio de sus atribuciones.
Sin perjuicio de las demás funciones administrativas que la ley le asigne, al administrador de tribunal, de conformidad con el COT, tiene las siguientes funciones:
1).-Dirigir las labores administrativas propias del funcionamiento del tribunal, bajo la supervisión del juez presidente del comité de jueces;
2).-Proponer al comité de jueces la designación de los jefes de unidades y de los empleados del tribunal;
3).-Proponer al juez presidente la distribución del personal;
4).-Evaluar al personal a su cargo;
5).-Distribuir las causas a los jueces.
6).-Remover a los jefes de unidades y al personal de empleados;
7).-Llevar la contabilidad y administrar la cuenta corriente del tribunal;
8).-Dar cuenta al juez presidente acerca de la gestión administrativa del tribunal;
9).-Elaborar el presupuesto anual que deberá presentarse al juez presidente;
10º.-Adquirir y abastecer de materiales de trabajo al tribunal; y,
11).-Ejercer la demás tareas que le hayan sido asignadas por el comité de jueces el juez presidente o que determinen las leyes.
12).-Dar cuenta al juez presidente de la gestión administrativa.
13).-Remover al subadministrador, a los jefes de unidades y empleados, conforme al art. 389 del COT.
Deberá sujetarse a las políticas generales de selección de personal, de evaluación, de administración de recursos materiales y de personal, de diseño y análisis de la información estadística y demás que dicte el Consejo de la CAPJ.
(v).-Dotación de jueces.
1º.-Dotación ordinaria de jueces.
El artículo 4° de la ley establece el funcionamiento de juzgados especializados de familia, con asiento en cada comuna o agrupación de comunas, con el número de jueces y con la competencia que en cada caso se señala el artículo 4º de la ley.
2º.-Dotación adicional de jueces.
El artículo 4° bis de la ley establece que “Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior (Art. 4 de ley), los tribunales que a continuación se indican contarán con el número adicional de jueces que en cada caso se señala, los que no se considerarán para la determinación de las dotaciones a que se refiere el artículo 115 de la presente ley”
Con reforma a Ley Nº 19.968 se creo nueva clase de juez de familia: Juez adicional o supernumerarios.
Según diccionario de RAE, la palabra Supernumerario, proviene del latín. supernumerarĭus), tiene significado “Empleado que trabaja en una oficina pública sin figurar en la plantilla.”
El legislador creo esta dotación adicional de jueces, con la intención de solucionar la carga trabajo que tiene varios saturados juzgados de familia, sin modificar la planta de empleados del tribunal.
En la legislación comparada, también existe esta clase de juez supernumerario. Ejemplos: Los Tribunales de Inglaterra y Gales (“Recorder”), Canadá (“supernumerary judge”), y España (juez de adscripción territorial), etc.
Como nota final, por la gran congestión de pleitos en la época actual, los gobiernos de Europa y de América, ha nombrado una gran cantidad de jueces supernumerarios o suplentes, para ayudar a los jueces titulares en tramitación de causas.
En la Unión Europea, según datos oficiales (2007) de la Agencia Europea de Estadísticas, (Eurostat), el 25 por cientos de las sentencias, son dictadas por jueces supernumerarios, y el 30 por ciento del personal permanente del poder judicial son jueces supernumerarios.
(vi).-Jurisdicción.
Según el articulo 4 del a ley cada juez de familia ejercerá unipersonalmente la potestad jurisdiccional respecto de los asuntos que las leyes encomienden a los juzgados de familia.
1º.-Concepto.
La Jurisdicción es una función pública realizada por órganos competentes del Estado con las formas requeridas por la ley en virtud de la cual por acto de juicio se determina el derecho de las partes con el objeto de dirimir las controversias de relevancia jurídica mediante decisiones con autoridad de cosa juzgada y eventualmente factibles de ejecución.
La jurisdicción es el poder-deber de administrar justicia.
Análisis del concepto:
1).-La jurisdicción es una función, por lo tanto no se trata de una mera facultad.
2).-Es una función publica realizada por órganos competentes que son los tribunales de justicia, aun cuando existen otros órganos del Estado q también desarrollan funciones jurisdiccionales.
3).-La jurisdicción se ejerce por las formas requeridas por la ley, es decir se cumple mediante el proceso.
4).-Al decir que existe la factibilidad de ejecución, significa que lo resuelto puede cumplirse incluso por la fuerza.
5).-La definición habla que su objetivo consiste en dirimir controversias jurídicas, lo que se efectúa mediante decisiones con autoridad de cosa juzgada, lo que implica exigir el cumplimiento de lo resuelto para una parte y para la otra impedir que lo discutido pueda ventilarse o resolverse nuevamente.
Acepciones de jurisdicción.
1).-Se emplea como sinónimo de ámbito territorial, en cuyo caso se usa para referirse a un determinado territorio dentro del cual la autoridad ejerce sus facultades.
2).-Sinónimo de competencia, es una acepción pésima, porque jurisdicción y competencia son conceptos diferentes.
Jurisdicción = Género.
Competencia = especie.
Todo lo que tenga jurisdicción es tribunal.
3).-Sinónimo de poder porque se considera a la jurisdicción como una potestad que tiene determinados órganos llamado tribunal.
Esta acepción desde la visión del derecho procesal es insuficiente, debido a que la jurisdicción no es solo una facultad sino es un deber de los tribunales.
4).-Se usa el término jurisdicción como función de la actividad del Estado que se ejerce por medio de los tribunales y en un proceso.
Hay que realizar dos precisiones:
A.-No toda función jurisdiccional corresponde al poder judicial debido a que existen autoridades que también son llamados por la ley a resolver ciertos asuntos y por lo tanto ejercen jurisdicción pero no pertenecen al poder judicial
Ej.: Juzgado de policía Local, Contraloría, etc.
B.-No toda función q ejerce el poder judicial es una función jurisdiccional y ello por cuanto los tribunales que integran este poder conocen de asuntos no contenciosos y además tienen facultades anexas a la jurisdicción.
2.-Tratamiento de la Jurisdicción en la Legislación Chilena.
El art.73 CP señala que la facultad de conocer de las causas civiles y criminales de resolverlas y de hacer ejecutar lo juzgado pertenece exclusivamente a los tribunales establecidos por la ley.
El ART. 1 COT., señala que la facultad de conocer de causas civiles y criminales, de juzgarlas y hacer ejecutar lo juzgado pertenece exclusivamente a los tribunales establecidos por la ley.
Art. 1°: “La facultad de conocer las causas civiles y criminales, de juzgarlas y de hacer ejecutar lo juzgado pertenece exclusivamente a los tribunales que establece la ley”.
Art. 2° “También corresponde a los tribunales intervenir en todos aquellos actos no contenciosos en que una ley expresa requiere su intervención”
Art. 3° “Los tribunales tienen, además las facultades conservadoras, disciplinarias y económicas que a cada uno de ellos se asignan en los respectivos títulos de este código”
Los artículos 2 y 3 no son de jurisdicción propiamente tal..
Los asuntos no contenciosos se conocen como “voluntarias”.
Análisis del Art. 73 de la Constitución y Art. del COT.
1).-El Art. 1° del COT, señala que la jurisdicción es la facultad de conocer, al igual que lo hace la Constitución, lo que es erróneo, porque la jurisdicción no es una simple facultad es además un “deber”, por eso se dice que la Jurisdicción es un poder–deber.
2).-La Constitución perfecciona el concepto del C.O.T porque señala q la jurisdicción, se extiende el conocimiento al juzgamiento y a la ejecución. (la cº habla de resolver en vez de conocer)
Causas:
Una causa es el juicio, es decir la controversia jurídica actual entre partes y sometida al conocimiento del un tribunal.
Por otro lado, el hecho de hablar de causas civiles o criminales se debe entender en el sentido amplio, de manera que será criminal todo lo q no es civil, destacándose que también incluye los asuntos contencioso administrativo, cuyo conocimiento esta integrado a los tribunales de justicia.
Elementos de la causa.
1).-Existencia de una controversia de orden jurídico: por lo cual debe versar sobre aspectos legales y ello porque la jurisdicción tiene por objeto resolver conflictos jurídicos y no aquellos de carácter religioso, moral o espiritual.
2).-Las controversias jurídicas debe ser actual: Cuando esta versa sobre aspectos concretos existiendo un derecho comprometido y ello porque los jueces no pueden hacer declaraciones abstractas o de mera consulta.
(Ver equivalentes jurisdiccionales)
3).-La controversia jurídica actual debe ser entre partes: La controversia debe suscitarse entre partes, y ellas deben tener intereses contrapuestos ya que si no es así, no hay litigio, además debe existir un mínimo de 2 partes debiendo considerase que cada uno puede estar constituida por una o más personas las cuales pueden ser, naturales o jurídicas.
4).-La controversia actual entre partes debe ser conocida por un tribunal de justicia: El tribunal no puede faltar y puede ser un tribunal ordinario, tribunal especial o un tribunal arbitral.
Los tribunales deben conocer, juzgar y hacer ejecutar lo juzgado:
-Conocer: Implica tramitar una causa de acuerdo al procedimiento que la ley señala.
-Juzgar: Implica dictar sentencia sobre aquello que se ha conocido.
-Hacer Ejecutar lo juzgado: Implica hacer cumplir lo resuelto, habiéndose reservado por la ley la ejecución de lo resuelto a los mismos tribunales por razones de interés publico, si esto no fuese así las demás autoridades podrían cuestionar el contenido de las sentencias.
Esta facultad de hacer ejecutar lo juzgado se conoce como “facultad de imperio” y para hacer cumplir su resolución los tribunales incluso pueden recurrir a la fuerza pública, sin q entre la autoridad administrativa a discutir los fundamentos de las resoluciones o a calificar su legalidad o justicia.
Por otro lado, el juez o el tribunal, no puede dejar de resolver una contienda por insuficiencia, obscuridad o silencio de la ley, sino que el juez siempre debe aplicar la ley, si ella es clara, si es oscura la debe interpretar y si esta falta debe integrar.
El juez debe resolver una causa dentro de los límites que le señalan las partes en la demanda y en la contestación de la demanda.
5).-Si el juez falla mas allá de los límites propuestos por las partes (petitorio) se produce un vicio en virtud de la cual la sentencia es susceptible de anularse, ese vicio se conoce como ULTRAPETITA
( mas allá de lo pedido).
( mas allá de lo pedido).
6).-.-Si el juez en la sentencia omite resolver puntos litigiosos, se incurre a un vicio llamado INTRAPETITA (vicio de lo pedido).
7).-Si el juez al fallar decide sobre una cosa distinta de la pedida por las partes el vicio es EXTRAPETITA.
3.-Momentos jurisdiccionales.
El ejercicio de la jurisdicción lo hace el juez a través de un proceso, el que esta constituido por un conjunto de actos sucesivos que varían de acuerdo a distintos procedimientos.
PROCESO:
Conjunto de actos o hechos sucesivos, que van a terminar con la sentencia, se desarrollada mediante el procedimiento que dice la ley.
Conjunto de actos o hechos sucesivos, que van a terminar con la sentencia, se desarrollada mediante el procedimiento que dice la ley.
PROCEDIMIENTO:
Son los actos que dan curso progresivo a los autos, es decir, los actos que llevan adelante el proceso.
Son los actos que dan curso progresivo a los autos, es decir, los actos que llevan adelante el proceso.
El ejercicio de la jurisdicción se desarrolla en 3 etapas o momentos diferentes y sucesivos:
1).-Conocimiento: Es aquella etapa en que el tribunal toma conocimiento de las pretensiones de las partes, de sus defensas y de las pruebas aportadas en apoyo de esas pretensiones.
Esta etapa es una aplicación de la garantía constitucional del art.19 n° 3 de la Constitución la cual consiste en la igual protección en el ejercicio de los derechos y procesalmente se traduce en el “principio de bilateralidad de la audiencia”, y en que nadie puede ser condenado sin haber sido previamente oído o al menos sin tener la posibilidad de ser oído.
En los juicios familia esta etapa se manifiesta en los escritos del periodo de discusión en que tratándose de juicio ordinario comprende:
- la demanda, y
- contestación de la demanda,
Además la etapa se manifiesta en la recepción de la causa-prueba y la presentación de la prueba.
2).-Juzgamiento:
Juzgar: significa resolver la contienda jurídica la cual efectúan los jueces en sus sentencias. (El juzgamiento siempre es en la sentencia, los incidentes se resuelven en el mismo momento).
Los jueces deben ajustar sus sentencias a las normas legales, pero en todo caso en una sentencia se distinguen siguientes partes:
- Parte expositiva: se individualizan a las partes y se señalan sus alegaciones.
- Parte considerativa: se efectúa los razonamientos y el análisis de las alegaciones y la prueba rendida.
- Parte resolutiva: es la que contiene la decisión del asunto controvertido.
3).-Ejecución: Es aquella etapa en que se lleva a efecto el cumplimiento de lo resuelto, incluso con el auxilio del uso de la fuerza publica.( imperio de los tribunales).
Las sentencias que corresponden a ejecutar son aquellas en las que se impone una condena, es decir, aquellas en que se obliga a una persona al cumplimiento de una obligación y en las sentencias penales el cumplimiento se verifica en la forma que señala la ley.
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| FABIOLA DEL PILAR GONZÁLEZ HUENCHUÑIR |
Parte II
Aspectos Administrativos en los Juzgados
(i).-Generalidades.
En virtud de la necesidad de establecer criterios uniformes de sustanciación para los diversos tribunales que tramitan con carpeta electrónica, y en ejercicio de las facultades económicas de que se encuentra investida la Corte Suprema, y en conformidad a lo establecido en los artículos 82 de la Constitución Política y 96 N ° 4 del COT., se dictó y aprobaron varias ACTAS como ejemplo el ACTA Nº 91-20074, (Acuerdo de Tribunal Pleno de la Excelentísima Corte Suprema, con fecha 7 de junio de 2007, bajo la Presidencia de su Titular don Enrique Tapia Witting y con la asistencia de los Ministros señores Gálvez, Chaigneau, Marín, Juica, Segura, Oyarzún, Rodríguez, Ballesteros y Muñoz, señora Herreros y señores Dolmestch, Araya y Carreño ) que establece los procedimientos para los tribunales que tramitan con carpeta electrónica.
Dicho cuerpo normativo tiene aplicación respecto de todos los tribunales sujetos a procesos de reforma, es decir, juzgados de garantía, tribunales de juicio oral en lo penal, juzgados de familia, juzgados de cobranza laboral y previsional, juzgados laborales y juzgados mixtos que cuenten con Sistema Informático.
En la mencionadas Actas se contienen normas generales y especiales en relación con cada uno de los tribunales sujetos a procesos de reforma, ya señaladas, y aspectos vinculados con la implementación de Ley N ° 20.084, sobre Responsabilidad Penal Adolescente.
(ii)- Principios generales.
La corte suprema al dictar la Acta 91-2007 estimó necesario explicitar aquellos grandes principios, que permiten guiar la interpretación de las cuestiones y normas de naturaleza administrativa, existentes en el todos los tribunales sujetos a procesos de reforma oral.
En efecto, el nuevo modelo de diseño organizacional de estos tribunales, supone una separación entre las funciones propiamente jurisdiccionales, y las administrativas, y por tanto, resulta esencial clarificar la definición conceptual entre tales ámbitos.
En tal sentido, la ley de tribunales de familia establece en su artículo 8º la competencia jurisdiccional de los juzgados del trabajo las cuales se verán en el párrafo 2 de este capítulo 1º-, que permite distinguir de las cuestiones de naturaleza administrativa, como lo son por ejemplo la designación de personal, su asignación, y evaluación, además de la administración de los recursos financieros, y la gestión y administración del tribunal, entre otras funciones.
Los principios señalados en las Actas (Acta Nº 91-2007 son los que se indican a continuación:
1º.- Principio de responsabilidad.
Conforme a este principio, los funcionarios deben responder administrativamente por el cumplimiento de sus funciones. Sin embargo para que ello ocurra en la práctica, tales funciones deberán estar suficientemente explicitadas y escrituradas a fin de que sean conocidas por ellos con la debida antelación.
Corresponde al administrador del tribunal confeccionar un plan de trabajo del tribunal, en que se describan los diagramas de flujo para el cumplimiento de este objetivo, con una clara descripción de funciones para todas y cada una de las posiciones laborales del respectivo tribunal, y que además incorpore los conductos y canales formales de relaciones internas.
En virtud de lo anterior, no puede sancionarse al funcionario que incurra en un error motivado por la falta de instrucciones que rigen sus funciones o por la falta de claridad de las mismas, debiendo en caso de conflicto dirigirse sólo a la autoridad funcional competente en el tribunal, entiéndase el administrador, jefe de unidad, encargados de unidad u otro tipo de supervisión existente o definida al interior del mismo-, teniendo en consideración la orgánica estructural definida por diseño organizacional, bajo el concepto de unidad de mando.
2º.- Principio de legalidad y competencia.
En la práctica significa que cada órgano de un tribunal debe obrar estrictamente en el marco de su competencia, y por tanto, debe respetar la autonomía de los demás, lo cual se traduce por ejemplo, en que los jueces no pueden atribuirse funciones administrativas, por cuanto la adopción de decisiones directivas de carácter administrativo compete exclusivamente al administrador de tribunal.
Para que ocurra lo anterior, el administrador del tribunal debe tener presente que el ámbito de acción decisional derivará directamente de la descripción de funciones contemplada en el Plan de Trabajo del Tribunal, en el que se propenda a la uniformidad de procesos y a la utilización de recursos tecnológicos, en cuanto ello permita el ahorro de otros recursos.
3º.- Separación de funciones.
La separación se traduce en que le está prohibido a los jueces disponer instrucciones de carácter administrativo, ya sean generales o particulares, o establecer exigencias para la administración que importen la modificación de los criterios establecidos por ésta.
Por su parte, al administrador del tribunal le corresponde dirigir las labores administrativas propias del funcionamiento del juzgado y de coordinación con otros tribunales.
4º.- Principio de eficiencia.
El nuevo sistema de justicia laboral se basa en la especialización y profesionalización de las labores administrativas de apoyo a la gestión judicial, en virtud de lo cual, se deben desarrollar las tareas necesarias para que la gestión del administrador del tribunal genere óptimos resultados en el manejo de los recursos.
5º.- Principio de eficacia.
Bajo el entendido que los procesos administrativos son instrumentales en relación al cumplimiento de los objetivos definidos para el tribunal, los procesos administrativos deben ser flexibles para satisfacer adecuadamente las exigencias y admitir las modificaciones e innovaciones ulteriores que los usuarios internos y externos demanden.
6º.- Principio de equivalencia de soportes.
Los nuevos juzgados laborales funcionarán bajo la modalidad de carpeta electrónica, lo cual significa que la tramitación de las causas se realizará directamente en Sistema Informático, proporcionado por la CAPJ, eliminando así, los expedientes escritos de los nuevos juzgados.
Por tanto, los actos y documentos emanados y recibidos por el Poder Judicial, y suscritos mediante firma electrónica –forma de validación de las actuaciones de cada usuario del tribunal-, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los expedidos por escrito y en soporte de papel, luego que sean incorporados a la carpeta electrónica.
(iii).- Administración de personal.
En esta materia, le corresponderá al administrador del tribunal gestionar de forma eficiente los recursos humanos dispuestos por ley para cada juzgado.
Lo anterior apunta a que será de competencia del administrador, organizar las vacaciones, permisos administrativos y comisiones de servicio de los funcionarios, y coordinar aquella relacionada con los jueces, con la debida anticipación, para obtener una adecuada redistribución de las cargas de trabajo, y gestionar oportunamente ante la CAPJ el financiamiento de las suplencias e interinatos de funcionarios. Por su parte, el juez presidente del comité de jueces, a proposición del administrador, debe aprobar la distribución del personal del tribunal, asegurando el debido funcionamiento de éste, y su normal desempeño.
Todos los puestos de trabajo deben contar con un funcionario que tenga los conocimientos suficientes para garantizar la continuidad del servicio mediante la realización eficiente de las labores correspondientes. En este sentido, será responsabilidad del administrador del tribunal formular un plan de acción que garantice que cada funcionario esté capacitado para desarrollar más de una actividad o desenvolverse en más de un puesto de trabajo, para lo cual debe definir el programa de capacitación necesario para alcanzar tal fin.
Asimismo, es responsabilidad del administrador evaluar a todo el personal a su cargo, acorde a las directrices y metodología que se instruya para el Poder Judicial, y resguardar la carrera funcionaria del personal del tribunal en la provisión de concursos, en cuanto aquél cumpla con las exigencias propias del perfil del cargo. En este ámbito, el juez presidente al momento de calificar al personal, deberá plasmar sus apreciaciones objetivas de manera escrita, en caso que existieran modificaciones a la propuesta del administrador realizadas en las preevaluaciones.
Por último, la Acta 91-2007 regula en forma específica cuál es la jornada de trabajo de nuevos juzgados, disponiendo para tal efecto, una jornada de 44 horas semanales, distribuidas de lunes a viernes entre las 8:00 y las 16:00 horas, y los sábados entre las 9:00 y las 13:00 horas.
(iv).- Uso de medios tecnológicos.
1º.- Sistemas informáticos.
Para la tramitación de las causas se utiliza en forma exclusiva el sistema informático, prohibiéndose en consecuencia, la existencia de registros paralelos, ni formará carpetas o expedientes físicos para tal efecto.
En virtud de lo anterior, los jueces y funcionarios están obligados al uso de los dispositivos técnicos disponibles en el sistema informático, para la correcta individualización y suscripción de documentos asignados para su desempeño.
En relación a la seguridad de los sistemas informáticos, le corresponde a la CAPJ la principal responsabilidad de proveer los mecanismos que proporcionen un control efectivo y adecuado para el acceso a la información y seguridad en los casos de siniestros. Para tal efecto, se deberán adoptar las medidas de seguridad que sean necesarias, tales como el resguardo físico del equipamiento crítico para otorgar los servicios a los usuarios, mecanismos de respaldos para reconstitución de datos ante pérdidas, existencia de claves propias, perfiles y privilegios de acuerdo a cada usuario según su rol en el tribunal, así como la capacitación de los funcionarios.
2º.- Comunicaciones por medios electrónicos.
Para las comunicaciones se utilizan los medios electrónicos, sea correo electrónico, vía sistema informático –aplicable para comunicaciones entre tribunales-, interconexión -respecto de aquellas instituciones con las cuales se cuente con este mecanismo-, o cualquier otro medio electrónico idóneo.
La Acta 91-2007 promueve en forma explícita la suscripción de convenios o acuerdos interinstitucionales que correspondan a nivel local y operativo, respetando los convenios generales suscritos por la corte suprema, para que las comunicaciones electrónicas sean realizadas de la forma más expedita.
Por último, para que lo anterior se realice en forma efectiva y eficiente, la unidad funcional del tribunal que determine el administrador, debe mantener actualizado el registro de todas las direcciones, correos electrónicos, números telefónicos y de fax de los intervinientes que opten por estas vías de comunicación, siendo de responsabilidad de éstos actualizar sus datos en el tribunal.
Para que ocurra ello, se debe promover que todo litigante, desde su primera solicitud o comparecencia ante el tribunal, individualice un medio electrónico único de notificación con el fin de facilitar la comunicación expedita de la información de que se trate.
3º.- Registros.
Los registros administrativos deben efectuarse y almacenarse por medios electrónicos, quedando reservado para casos muy excepcionales el uso de libros o archivadores en formato análogo o de papel.
En tal sentido, y conforme al artículo 19º del Acta 91-2007, existen ciertos registros que deben efectuarse exclusivamente en formato digital, los cuales son:
1)-Registro de amonestaciones y medidas del artículo 531 del COT.;
2)-Registro de visitas ordinarias y extraordinarias de Ministros y Fiscales Judiciales al Tribunal;
3)- Inventario y el registro de custodia de especies, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 517 del COT;
4)-Cuenta corriente judicial;
5)-Sistema de Contabilidad Gubernamental Unificado (CGU); y
6)-Registro de ingreso de causas y el libro de decretos económicos.
En el caso de las sentencias, se debe llevar un registro en soporte escrito de papel, firmado y autorizado.
Por su parte, en el registro digital de cada causa se agregan cronológicamente, sin mayores formalidades, los antecedentes necesarios que dan cuenta de trámites o diligencias de las cuales legalmente debe dejarse constancia durante el curso del procedimiento. Así, a modo ejemplar, se registran las resoluciones que incidan en presentaciones o solicitudes de los intervinientes, sea que se formulen a través de éste o por otro medio digital, electrónico o análogo que permita su incorporación al registro en la misma forma; los oficios de organismos o instituciones que den cuenta de trámites cuya información sea relevante mantener; los documentos que se acompañen en determinadas presentaciones o solicitudes; las constancias de las notificaciones realizadas; y, en general, todas las resoluciones dictadas fuera de audiencia, o dentro de ella, en los casos que lo disponga la ley o instrucciones de la corte suprema
En materia de informes estadísticos, a partir de los registros realizados por el tribunal, le corresponde a la CAPJ proporcionar las herramientas necesarias para suministrar a la administración, los informes estadísticos concernientes al funcionamiento jurisdiccional y operacional del tribunal, sean de carácter general o especial, necesarios para la adopción de medidas tendientes al mejoramiento de la gestión. Sin perjuicio de lo anterior, el sistema informático del tribunal, dispone de mecanismos para elaborar -en forma interna y propia-, informes estadísticos que permiten optimizar la gestión del tribunal.
Cabe hacer expresa mención que, en la medida que todos los funcionarios utilicen en forma adecuada el sistema informático, registrando toda la información relativa a la tramitación de cada causa, se podrá contar con información en mayor cantidad y calidad, lo cual se traducirá en mecanismos y antecedentes de seguimiento y evaluación más certeros y pertinentes.
5º.- Atención de público.
Conforme se señalado la ley reformo la ley que crea los tribunales de familia, define las unidades administrativas que poseerá cada juzgado para desarrollar las tareas de apoyo a las funciones jurisdiccionales que le son propias. Entre ellas se encuentra unidad de atención de público.
Esta unidad será responsable de otorgar una adecuada atención, orientación e información al público que concurra al tribunal y manejar la correspondencia y custodia del tribunal
La Acta 91-2007 señala en forma expresa los siguientes aspectos principales, respecto de los cuales debe suministrar oportuna respuesta:
1).- Estado de la causa, para la cual se debe utilizar el sistema informático, debiendo ser comunicada verbalmente, y sólo por excepción impresa, caso en el cual deberá existir motivo fundado;
2).- Audiencias Programadas;
3).- Copias, preferentemente en formato digital, para lo cual la parte deberá proveer un soporte apropiado. En caso que se solicite por alguna persona copia del registro de audio de la audiencia, se debe requerir al solicitante, la entrega de un soporte o unidad de almacenamiento electrónico;
4).-Direcciones de entidades, instituciones y organismos relacionados con el sistema de justicia, atingente a su jurisdicción, preferentemente preimpresos;
5)-Notificaciones y citaciones;
6).- Pagos y multas;
7).- Patrocinio y poder, en cuanto a oportunidad y modalidad de otorgamiento;
8).- Presentación de escritos. En el caso de la recepción directa en el mesón, esta se llevará a cabo en horario de funcionamiento de atención de público. Por otra parte, en caso de presentación por medios electrónicos, el administrador deberá determinar los procedimientos relativos a las formas de presentación, procurando –en el caso que lo amerite-, promover acuerdos, criterios operativos y/o incentivos con el objeto de estandarizar los horarios para la recepción de escritos. Y;
9)- Estado diario.
Por último, el mismo cuerpo normativo dispone como horario de atención de público:
10),- lunes a viernes desde las 8:00 a las 14:00 horas,
11).- sábado de 9:00 a 12:00 horas.
6º.- Tramitación.
Ingreso de Causas.
Las causas son ingresadas directamente al sistema informático por el funcionario definido previamente por el administrador del tribunal.
Por otra parte, el Patrocinio y Poder puede ser constituido de dos formas: la primera, ante el ministro de fe del tribunal y, segundo, en audiencia, ante el juez que la dirija.
Distribución de Causas.
Una vez ingresada la causa al sistema informático, se le asigna en forma automática un RIT (Rol de Ingreso Tribunal).
La distribución de causas entre los jueces que integren el tribunal, se regirá conforme al procedimiento objetivo y general propuesto por el administrador y juez presidente, y aprobado por el comité de jueces.
Dicho procedimiento debe garantizar la adecuada resolución de los requerimientos presentados y el cumplimiento oportuno y eficaz de todas las funciones que por ley le asignan a los magistrados, considerando para ello la naturaleza del asunto o materia, su complejidad y urgencia, el ingreso precedente o proyectado del tribunal y la disponibilidad de jueces que para resolver.
La Acta 91-2007 prescribe en su artículo 35º, la no radicación de causas de un juez, durante la tramitación y hasta su conclusión, salvo norma legal en contrario, lo cual significa por ejemplo, que no puede suspenderse o reprogramarse una audiencia por ausencia del juez que conoció original o inicialmente la causa.
Sin perjuicio de lo anterior, si por razones de eficiencia administrativa resultare conveniente radicar en un magistrado un requerimiento determinado, en el procedimiento de distribución de causas se debe consignar el criterio de radicación que eventualmente se adopte, garantizando la adecuada y oportuna resolución de las solicitudes que en ella se presenten conforme al sistema de subrogación interna y externa contemplado en la ley o en los Autos Acordados que regularen la materia.
Solicitudes.
Las solicitudes pueden ser realizadas bajo tres modalidades:
a) Aquellas recibidas por medios electrónicos: se tramitan directamente en el sistema informático, por la unidad responsable de ello, salvo que tal proceso se verifique automatizadamente. Para facilitar la utilización de este medio, se debiera mantener publicado en la Página Web, el correo electrónico actualizado del tribunal.
En caso que se requiera que el tribunal solicite algún informe, si se dispusiere del servicio de interconexión con la institución requerida, se deberá enviar el oficio por medios electrónicos, solicitando la remisión de respuesta por el mismo medio.
b) Aquellas recibidas por medios físicos: antes de ser ingresadas al sistema informático, debe verificarse que contengan la información básica requerida para poder ser incorporadas a la causa. A continuación son digitalizadas e ingresadas al sistema informático.
c) Aquellas realizadas en forma previa (mismo día) a una audiencia fijada: son resueltos e ingresados en la audiencia.
Cumplimiento de Sentencias.
Ejecutoriada una resolución que pone término definitivo al proceso, se deberá llevar a cabo el procedimiento ejecutivo.
En caso que se impongan multas, el administrador deberá disponer de un procedimiento a fin de garantizar el oportuno cobro y pago de las multas que se dispongan por resolución ejecutoriada, empleando para tal fin el módulo computacional disponible para ello.
(v).-Misceláneas.
1º.-Audiencias.
Como se revisará más adelante, la ley que crea los juzgados familia, establece como principio rector la oralidad. Ello significa, que en el nuevo procedimiento aplicable ante los Juzgados, todas las actuaciones procesales serán orales, salvo aquéllas que la propia ley ha establecido expresamente que deberán realizarse por escrito.
En este contexto, las audiencias son la oportunidad procesal privilegiada para realizar las actuaciones claves del nuevo proceso laboral.
A.- Programación de audiencias.
La Acta 91-2007 indica que la responsabilidad de la programación y control en la fijación de las audiencias, le corresponde al administrador del tribunal, y por tanto, los jueces del tribunal no podrán modificar la programación señalada.
Para programación una audiencia, el juez presidente, a proposición del administrador del tribunal, debe determinar criterios de programación, los cuales deben seguir los siguientes criterios:
1)-Eficiencia en el uso de las salas, verificando además que no coincidan jueces en más de una audiencia a la misma hora.
2).-El horario en el cual las audiencias serán realizadas y su control.
3).-Los tiempos intermedios entre cada audiencia, según su clase o naturaleza.
4).-Los plazos máximos legales.
5).-El número de audiencias mínimas que cada sala deberá tener programada conforme una distribución equitativa de la carga de trabajo asociada a ellas.
6).- La urgencia o necesidad de los requerimientos de los intervinientes.
Si una audiencia programada, no se verifica por falta de notificación de las partes u otra causa, el juez debe resolver en esa misma oportunidad, lo pertinente para darle curso progresivo a los autos.
B.- Preparación de audiencias.
Con el objeto de preparar adecuadamente las audiencias programadas, el día previo, un funcionario, que determine el administrador, entregará un listado con la totalidad de las audiencias programadas en cada sala diariamente.
En los juzgados laborales, tratándose de las audiencias de juicio, se deberá verificar además, la recepción y ejecución de todas las gestiones decretadas en la audiencia preparatoria, particularmente en lo relativo a los informes solicitados a instituciones.
Asimismo, se deberán verificar las citaciones y notificaciones a los terceros y las partes intervinientes, de modo de evitar la suspensión de audiencias por este motivo.
La revisión y verificación de estos antecedentes se debe realizar diariamente y con la debida anticipación a la fecha de realización de la respectiva audiencia a través del sistema informático, conforme a las instrucciones impartidas por el administrador del tribunal, con el objeto de subsanar la omisión, en su caso.
Si una de las audiencias programadas no se pueda realizar por motivos conocidos con anterioridad, el administrador puede acordar con los intervinientes la posibilidad de anticiparla. Asimismo debe verificar el cumplimiento de los horarios de programación de las audiencias, así como las razones que determinan la no realización o suspensión de ellas.
En el evento que en la audiencia programada surjan nuevas peticiones, estas se deben resolverse de inmediato, a menos que por su complejidad impliquen la necesidad de fijar una nueva audiencia, caso en el cual, el funcionario encargado procederá a indicar la fecha y hora en que ésta se practicará.
C.- Desarrollo de la audiencia.
Durante el desarrollo de la audiencia, el o los funcionarios designados por el administrador del tribunal deberán:
1).-Verificar el buen funcionamiento del equipo computacional y de audio de la respectiva Sala.
2).- Verificar que los intervinientes se encuentren presentes antes de la hora de inicio de la audiencia y deberá llamarlos a viva voz cuando se inicie ella.
3).- Registrar en el Sistema Informático las principales actuaciones decretadas en la audiencia y la hora de inicio y de término de la misma.
4).- Operar el sistema de registro de audio.
Para la asistencia de las partes, testigos y peritos a audiencias, el administrador del tribunal debe establecer un procedimiento general y único para el adecuado orden en el ingreso del público a las salas, de acuerdo a la infraestructura disponible y a la arquitectura del recinto.
Las actuaciones realizadas en la audiencia quedan registradas en el sistema de registro de audio.
En relación con las actas, para su confección, se deben hacer uso exclusivamente de las plantillas de actas provistas por el Sistema Informático, En ningún caso, pueden contener trascripciones de las declaraciones de testigos, peritos o de las propias partes.
Por otra parte, las resoluciones que se dicten en audiencia se ceñirán a los modelos computacionales disponibles en el Sistema Informático.
2º.-Notificaciones.
A partir del marco legal que regula a las notificaciones, en materia de procesos administrativos al interior del tribunal, se debe utilizar el módulo creado para estos efectos en el respectivo sistema informático.
Las notificaciones generan un trabajo que es posible dividirlo en las siguientes etapas:
1).- Preparación: se debe recopilar todos los antecedentes requeridos para efectuar la notificación, incluyendo las formalidades y contenido de las mismas, sea que se realice por un funcionario del mismo tribunal o de un auxiliar de la administración de justicia externo.
2).- Planificación: en caso que la notificación se realice por un funcionario del tribunal, debe planificar la ruta de notificación que permita maximizar el tiempo y recursos el tribunal y del propio ministro de fe.
3).-Realización propiamente tal de la notificación: en el caso de la práctica de notificaciones personales ordenadas por el tribunal, se deben adoptar las medidas tendientes a garantizar la eficacia y eficiencia de la actuación.
4) - Registro: ingreso de las certificaciones del ministro de fe en el sistema informático, y que hacen constancia de sus actuaciones.
5) Control: revisión detallada de las actuaciones y certificaciones realizadas, así como de aquellas pendientes.
3º.-Ministros visitadores.
Corresponde a los Ministros visitadores velar por el cumplimiento de las normas establecidas en los “Procedimientos para Juzgados de Reforma”, verificando las estadísticas relativas a la gestión interna, las suplencias y permisos de jueces registrados, y el cumplimiento de los horarios y procedimientos de los juzgados a su cargo, entre otras materias.
Continuación.
Continuación.
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